Communicatie

Juist nu is er behoefte aan informatie. Wij adviseren u zo goed mogelijk bij eventuele vraagstukken. Gasten ontvangen uiterlijk één dag voor aanvang een logistieke e-mail met alle benodigde informatie. Op locatie zijn alle richtlijnen goed zichtbaar.

Hygiëne

Op diverse punten staan handdesinfectie stations voor een goede hand hygiëne. Contactpunten worden met grote regelmaat gedesinfecteerd, schoonmaak frequentie is opgeschaald. De gereinigde vergaderzalen worden na reiniging voorzien van een hygiëne certificaat.

Routing

Er is een aangepaste routing. Deze begint al voor aankomst. U ontvangt een logistieke e-mail met daarin een doorverwijzing naar de juiste entree en vergaderzaal. Bij de entree kunt u de aangegeven looproute volgen door middel van de aangegeven vloerpijlen.

Social distancing

De samenleving is momenteel ingericht op een 1,5 meter omgeving. Onze locatie heeft hierdoor een aantal aanpassingen gemaakt. Zo zijn break-out sessies in de meeting lounges niet toegestaan en vragen wij uw groep om tijdens de bijeenkomst in de gereserveerde vergaderzaal te blijven. In de meeting lounges zijn de komende tijd geen individuele werkplekken. Ook verzoeken wij gasten om maximaal 15 minuten voor start van de bijeenkomst aanwezig te zijn en direct naar de vergaderzaal te gaan.

Vergaderpakketten

Uw meeting kunt u ook nu uitbreiden met een heerlijke lunch, snack of bijvoorbeeld een smoothie. Wel hebben wij aanpassingen gemaakt in het assortiment en werkwijzen van toebereiden en uitserveren.

Toezicht

Tijdens uw bijeenkomst houden onze zaalmanagers proactief toezicht op de naleving van de meetingcodes en het coördineren van uw bijeenkomst.

• Extra informatievoorzieningen zijn geïmplementeerd op diverse punten binnen Mitland Meetings. (o.a. flyers, posters, digitale informatieschermen). Doel van deze informatie is om gasten bewust te maken over het belang van een goede hygiëne. Een klein gebaar kan voor een ander iets groots betekenen;
• Desinfectiemiddelen zijn aanwezig op prominente plekken;
• Elke vergaderzaal heeft een eigen desinfectie kit hierin zit onder andere een doos tissues, hand desinfectie en een oppervlakte desinfectie spray zodat u naar eigen behoefte desinfectie kan toepassen naast onze verscherpte reinigingsbeleid;
• Alle vergaderzalen zijn gelegen op de begane grond, gebruik van lift of trappenhuis is hierdoor niet nodig. De boardroom is gelegen op de 1ste etage, u kunt via de trap naar deze etage of met de lift;
• Bij de ingang van de lift hebben wij een gebruiksadvies aangegeven;
• In alle zalen kunnen ramen geopend worden voor een goede ventilatie tijdens uw sessies;

• Alle medewerkers van ons bedrijf worden regelmatig gebriefd over aangepaste protocollen en aangepaste werkwijzen. Werknemers blijven thuis bij klachten zoals aangegeven binnen het advies van het RIVM. Alleen fitte medewerkers staan tot uw beschikking!;
• Contactpunten zijn merendeel afgeschermd met plexiglas;
• Uitrijkaarten voor het parkeerterrein zijn verkrijgbaar op meerdere punten binnen onze locatie;
• Mocht er bij twijfel behoefte zijn aan een temperatuur check dan is er een infrarood thermometer aanwezig. Onze zaalmanager kan het gebruik hiervan regelen;
• Al onze bedrijfshulpverleners hebben een aanpassing ontvangen op het toepassen van de basale reanimatie tijdens de COVID-10 pandemie. Conform advies van Nederlandse Reanimatie Raad.
• Al onze medewerkers dragen vanaf heden een mondkapje wanneer zij zich in publieke ruimtes begeven. Vriendelijk verzoeken wij u om binnen Mitland Meetings ook een mondkapje te dragen, wanneer u zich in de publieke ruimtes begeeft.

Uw vergaderzaal

Onze zalen hebben allen een natuurlijke ventilatie. Ramen kunnen geopend worden voor een goede ventilatie. Iedere ochtend worden de ramen en deuren geopend. Door de deuren te openen is er minder contact met de deurklink in de ochtend.

Op onze locatie werken wij met een klimaatbeheersing systeem, voordien stond dit systeem afgesteld op een recirculatie van lucht. Er zijn nog veel onduidelijkheden over mogelijk verspreiding van aerosols, een advies van het RIVM is een goede ventilatie. Wij hebben daarom ons systeem aangepast naar toevoer en afvoer van directe buitenlucht. Dit houdt in dat de recirculatie functie is uitgeschakeld en wij enkel gebruik maken van schone buitenlucht.

Opstelling

Geheel conform de maatregelen van het RIVM houden wij bij de zaalopstelling 1,5 meter aan. In overleg met de organisator wordt de beste opstelling gekozen waarbij deze afstand behaald kan worden.

In de zaal

Op de tafel van de docent / dagvoorzitter ligt een gezondheidschecklijst. De docent dient deze vragen aan alle deelnemers te stellen en deze naar waarheid in te laten vullen. Ter akkoord vragen wij u om de lijst te tekenen. Als een vraag met JA beantwoord wordt verzoeken wij deze deelnemer vriendelijk om de training op een ander moment voort te zetten. Mocht u gebruik willen maken van ruimtes buiten de zaal voor een sub-sessie, verzoeken wij u om gebruik te maken van het terras bij de meeting lounges. Bij mooi weer is het terras toegankelijk voor deze sessies. Uiteraard hanteren wij de 1,5 meter regel ook buiten op het terras. Sub-sessies in de meeting lounges zijn momenteel niet toegestaan.

Lunch

Onze vergaderpakketten bieden een aangepast assortiment. In plaats van een lunchbuffet in het restaurant serveren wij een uitgebreide lunch-box bij u in de zaal. De inhoud is een zeer gevarieerde box met een smakelijk assortiment. In de ochtend zal onze zaalmanager eventuele dieetwensen, allergieën en keuzes met u doornemen. U zult verrast zijn van de inhoud van de box, heeft u items over? Om verspilling tegen te gaan kunt u de lunch-box ook mee naar huis nemen.

Onze medewerkers serveren deze lunch-box bij u in de zaal. Wij plaatsen deze boxen op speciale tafels die aan een zijde van de zaal geplaatst zijn. Graag willen wij u erop attenderen dat onze medewerkers binnen de 1,5 meter mogen serveren als de gezondheid checkvragen toegepast zijn. Onze zaal managers dragen handschoenen bij het serveren van de lunch of andere etenswaren.

Meeting lounges

In de meeting lounges houden wij een eenrichting looproute aan. Deze is via signing op de vloer aangegeven. Deze route leidt u ook langs het koffie & thee buffet en het watertappunt. Op het koffie/thee buffet treft hand desinfectiemiddelen aan en tissues.

De meeting lounges worden minimaal 5x gereinigd en dit aantal kan worden opgeschaald indien nodig. Graag het verzoek om uw kopje koffie of thee in de vergaderzaal te nuttigen en niet in de meeting lounges. Koffiebuffetten zijn voorzien van bekerhouders zodat u eventueel meerdere bekertjes kunt meenemen voor de andere deelnemers.

Toiletten

In zowel de meeting lounge 1 als 2 treft u een toiletgroep. Toegangsdeuren naar de toiletruimte zijn geopend, dit om een contact moment met de deurklink te voorkomen. Bij de toegangsdeuren is hand desinfectiemiddel aanwezig.

Op de deuren van de toilet is zichtbaar aangegeven van welke toilet u gebruikt kunt maken door middel van groene smiley bij een toilet die toegankelijk is of een rode smiley bij een toilet die niet toegankelijk is. Hierdoor maken wij voor u inzichtelijk welke toiletten op 1,5 meter van elkaar gelegen zijn. Urinoirs bij de heren toiletten zijn allen buiten gebruik.

In de toilet ruimte is een reiniging spray aanwezig om eventueel de toiletbril te reinigen voor gebruik. In iedere toiletruimte zijn de hygiëne maatregelen van het RIVM goed zichtbaar. Desinfectierondes bij de toiletgroepen zijn opgeschaald.